Heel fijn dat de boekenkast nu gesorteerd is…maar productief iets doen voor mijn nieuwe onderneming, dat was er vandaag (alweer) niet van gekomen. Ik weet het nog goed, mijn begintijd als startende zzp-er. Even daarvoor had ik mijn baan opgezegd als psycholoog bij de preventie-afdeling van een grote Geestelijke Gezondheidszorg organisatie. Ineens geen vaste afspraken, deadlines en vergaderingen meer…aan het eind van de dag had ik niet veel nuttigs gedaan. Maar als ik terug keek, zag ik dat ik ook tijdens mijn vorige werkzaamheden een kei was geworden in het uitstellen. Uiteraard kon het niet met de vaste afspraken, maar mijn werkzaamheden tussendoor hadden zeker efficiënter gekund.
Dat moest toch anders kunnen?! Wat zou helpen om wel wat meer uit mijn dag te halen? Ik zocht het internet af naar allerlei tips die me zouden kunnen helpen om mijn uitstelgedrag tegen te gaan. De afgelopen jaren heb ik voortdurend veel van deze tips geprobeerd. Ik merkte dat sommige tips niet bij mij pasten, maar sommige (best simpele tips) werkten erg goed. Lees hier hoe ik mijn manier van werken veranderde en ineens veel meer gedaan krijg in een dag!
1. Ga op een rustige plek zitten zonder afleiding
Zitten in de keuken waar de hond rondloopt en ik om de vijf minuten naar de koektrommel kan sneaken bleek niet erg effectief. Ik heb een rustige kamer helemaal opgeruimd en een bureau neer gezet, waardoor ik hier ongestoord kan werken. Mijn mobiele telefoon leg ik in een andere ruimte, zodat ik hierdoor niet afgeleid raak. Wist je dat elke vorm van afleiding je hersenen 7 minuten kost om zich weer te focussen op je taak? Het klinkt simpel, maar ik merk dat dit een enorm verschil geeft! Ik hou de kamer netjes en opgeruimd, behalve als mijn dochter van 10 maanden vindt dat zij die stapel papieren even van dichtbij mag bekijken ;-). Hierdoor nodigt de kamer me haast uit…ik heb nu vaak zin om te beginnen!
2. Leg de dag van te voren alles klaar
Aan het einde van een werkdag ruim ik mijn bureau op en schrijf ik even een paar korte taken op waar ik de volgende dag mee wil beginnen. Ik pak de spullen die ik nodig heb en leg ze alvast klaar op mijn bureau. Hierdoor weet ik de volgende ochtend weer precies waarmee ik kan beginnen. Dat zorgt ervoor dat ik vaak voor 10 uur al een paar taken kan afstrepen van mijn to-do-list. Terwijl ik voorheen enkel nog maar mijn mailbox had geopend en had bedacht wat ik die dag zou kunnen doen (met 10x Facebook checken tussendoor).
3. Hak grote taken in kleine stukken
Een grote taak is voor je hersenen vaak lastiger om mee te beginnen dan een korte duidelijke taak. Ik deel deze daarom op in korte taken die ik wel gemakkelijk kan uitvoeren (en weer afvinken van mijn to-do-lijstje!!). Als ik bijvoorbeeld voor een nieuwe cursusgroep de eerste cursusles wil voorbereiden, is ‘cursus voorbereiden’ een te grote taak. Deze stel ik gemakkelijk uit. Als ik deze taak opdeel in een paar korte, duidelijke taken (zoals ‘e-mail naar deelnemers versturen’, ‘materialen bestellen’ en ‘aanmeldingsgegevens doornemen’) merk ik dat ik sneller geneigd ben uit te voeren. Dit werkt echt heel goed!
4. Geef jezelf een deadline
Dat je geen deadline hebt opgekregen om de taak uit te voeren, betekent niet dat je geen deadline kan hebben. Kies er zelf een en schrijf deze op (en/of deel ‘m met anderen). Belangrijk is wel dat deze realistisch is. Zelf schrijf ik altijd per week en per dag op wat ik gedaan wil hebben. Dan zie ik letterlijk wat er moet gebeuren en begin ik er ook aan.
5. Geef jezelf een beloning
Zorg voor een beloning als de taak af is voor de gestelde deadline! Even een kwartiertje Facebooken, een lekkere lunch (werkt bij mij altijd!) of gewoon even een half uurtje zitten met je favoriete blad. Stel iets leuks in het vooruitzicht!
6. De 10-minuten regel…
Als ik ergens echt heel erg tegenop zie, spreek ik met mezelf het maximaal 10-minuten te doen…zonder verplichtingen. Als ik het na 10 minuten nog steeds niet zie zitten, stop ik er mee. Hierdoor is de drempel vaak zo laag om te beginnen, dat je ook daadwerkelijk begint. En je raadt het al…vaak valt het mee kun je best nog even langer door. 🙂
Deze tips hebben mijn manier van werken erg veranderd. Ik werk nu veel efficiënter en de taken die ik moet doen zijn veel eerder af! Ik hoop dat jij ook iets aan deze tips hebt. Heb je aanvullingen? Laat het gerust weten.
Tijdens de cursus ‘Snel leren = leuk leren’ bespreek ik deze tips ook altijd met mijn leerlingen. Sommige tips worden inmiddels dankbaar toegepast en vaak delen ze ook tips met elkaar.
Als je anderen wilt helpen met deze tips, deel dan gerust dit bericht zodat iedereen wat meer en sneller gedaan krijgt in zijn tijd.